The Document Foundation is looking for an Administrative Assistant

The Document Foundation is the home of the LibreOffice community and one of the most popular open source projects, with an estimated user base of 200 million people worldwide.

The foundation has existed for seven years and today several activities are coordinated by a multi-national team of open source advocates who look after release management, infrastructure, marketing, quality assurance, mentoring, documentation, user experience and design.

The team is working on lowering the barriers to entry, fostering participation in native language communities, providing the server infrastructure, organizing events, handling travel refunds and – in general – to make it easier to join the volunteers active in all areas of the project.

We are now looking for an Administrative Assistant. The position requires speaking both German and English (which is and remains the project’s main language) and this is the reason why the following tender is in German. Find the official tender below:

Hallo Welt!

Kennst du LibreOffice, das freie Office-Paket?

Wir sind die gemeinnützige Stiftung „The Document Foundation“ und das Zuhause der LibreOffice-Community. Weltweit arbeiten viele Firmen und hunderte Ehrenamtliche gemeinsam an einem der bekanntesten Open-Source-Projekte, das von über 200 Millionen Menschen weltweit eingesetzt wird.

Die Stiftung gibt es seit sieben Jahren und unser vielköpfiges Team aus verschiedenen Ländern sorgt dafür, dass sich Ehrenamtliche u.a. in Marketing, Qualitätssicherung, Entwicklung, Dokumentation, User Experience und Design einbringen können, indem wir beispielsweise die Einstiegshürden senken, die Serverinfrastruktur bereit stellen, Veranstaltungen organisieren, Reisekosten bezahlen und somit den Ehrenamtlichen das Mitmachen erleichtern.

Wir suchen so bald als möglich eine im Home-Office arbeitende

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/divers)

in Teilzeit (20 Wochenstunden) zur Festanstellung.

Als spendenfinanzierte gemeinnützige Einrichtung können wir dir zwar keine teuren Boni bieten, dafür ist Arbeiten im Home-Office bei uns Standard, genauso wie flexible Arbeitszeiten und flache Hierarchien. Ideal ist, wenn du im Großraum München lebst, das macht den regelmäßigen Austausch mit den deutschsprachigen Kollegen noch einfacher.

Du kannst mit deinem Einsatz bei uns etwas für den guten Zweck tun und das Arbeiten in einer internationalen Community bereichert ungemein.

Zwar gibt es auch bei uns eine Probezeit, wir wollen mit dir aber langfristig zusammenarbeiten.

Deine Aufgaben

Wir sind in den letzten Jahren gewachsen, deswegen suchen wir jemanden, der verlässlich, zuverlässig, eigenverantwortlich und kompetent administrative Aufgaben übernimmt. Die Administration ist ein notwendiger Teil der Stiftungsarbeit und kommt vor allem unseren Ehrenamtlichen zugute, denen wir damit den Rücken freihalten und viele Projekte überhaupt erst ermöglichen.

Zu deinen Aufgaben gehört unter anderem

• Du bist erster Ansprechpartner nach außen. E-Mails an unsere info@-Adresse, Anrufe auf der zentralen Nummer und der Posteingang landen bei dir, du antwortest entweder selbst oder leitest an’s Team weiter und du verschickst ausgehende Post.
• Du kümmerst dich um die Spendenverwaltung. Du erstellst Spendenbescheinigungen, pflegst die Spendendatenbank, beantwortest Rückfragen, führst etwaige Rückbuchungen durch und behältst die verschiedenen Spendenkonten im Blick.
• Du unterstützt uns bei der vorbereitenden Buchhaltung. Du sammelst, sichtest und prüfst Belege und Kontoauszüge, hast die Budgets, Sachkonten und Umsatzsteuervoranmeldungen im Blick und pflegst die nötigen Zahlen in das DATEV-Modul ein. Eingehende Rechnungen prüfst und bezahlst du. Die anonymisierten Monatsabschlüsse übersetzt du ins Englische, da wir diese regelmäßig veröffentlichen.
• Du hilfst mit bei der Organisation von Projekten, Ausschreibungen und der jährlichen LibreOffice Conference, die im Jahr 2019 beispielsweise in Almeria in Spanien stattfindet.
• Du pflegst und organisierst unsere interne Nextcloud-Dateiablage und scannst und archivierst Dokumente.
• Du bist verantwortlich für unsere Inventarverwaltung und übernimmst den Versand von Marketing-Materialien und von Hardware für Veranstaltungen.
• Du bearbeitet Reisekostenabrechnungen. Dazu prüfst du die Anträge und Belege, führst Überweisungen ins In- und Ausland durch und buchst ggf. auch Hotel, Konferenzräume und die Anreise für ganze Gruppen.
• Du bereitest für Sitzungen und Telefonkonferenzen die Einladung, Tagesordnung und Beschlussvorlagen vor, führst und veröffentlichst das Protokoll (i.d.R. auf Englisch), stellst die Präsentationsfolien zusammen und prüfst regelmäßig, wann Entscheidungen des nichtöffentlichen Teils publiziert werden können.
• Du unterstützt das Mitglieder-Komitee bei der Mitgliedsverwaltung und der Meldung an die Stiftungsaufsicht.
• Du bereitest Veränderungsanzeigen unter anderem an Stiftungsaufsicht, Versicherung, Bank und Transparenzregister vor.
• Du hilfst uns dabei, Termine, Fristen und Wiedervorlagen im Blick zu behalten.

Was du können solltest

Sag uns, warum du den Job kannst und welche Praxiserfahrung du hast! Wichtig sind folgende Punkte:

• Du hast Erfahrung mit (gemeinnützigen) Organisationen.
  Begriffe wie Jahresabschluss, Sachkonto, Tätigkeitsbericht, Umsatzsteuervoranmeldung, A1-Meldung, VBG, DATEV, Zuwendungsbestätigung, Künstlersozialkasse und Zweckbetrieb sind dir nicht fremd. Mit fachlicher Unterstützung navigierst du auch durch die Grundzüge der Buchhaltung.
• Du beherrscht fließendes und gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
  Du wirst nach außen hin unter anderem mit Behörden, Dienstleistern und Partnern kommunizieren, die Projektsprache intern hingegen ist ausschließlich Englisch. Da du häufig als „Gateway zwischen den Welten“ fungieren wirst, musst du in beiden Sprachen sattelfest sein.
• Da wir LibreOffice herausgeben und das natürlich auch selbst benutzen, ist ein souveräner Umgang damit wichtig.
  Ein Teil deiner Arbeit besteht in der Gestaltung von Dokumenten und Anschreiben (Writer), dem Erstellen von Präsentationen (Impress) und dem Kalkulieren von Budgets und Kosten (Calc).
• Fit solltest du auch im Umgang mit vielen E-Mails sein, beispielsweise in Mozilla Thunderbird, mutt oder Roundcube.
  Die Hauptkommunikation im Projekt erfolgt mittels E-Mail – mittels vieler E-Mails! Den Umgang mit Mailinglisten, Mailfiltern und Verteilerlisten musst du beherrschen. Wir nutzen dabei bevorzugt freie Lösungen.

Ebenfalls sehr hilfreich ist Folgendes:

• Wenn du dich für das Open-Source-Prinzip begeistern kannst und weißt, was es damit auf sich hat, hilft dir das definitiv, dich bei uns zurechtzufinden. Der beste Start gelingt dir, wenn du selbst bereits freie Software einsetzt!
• Das Arbeiten im Home-Office bietet viele Freiheiten, verlangt aber auch gute Organisation und Selbstdisziplin, damit dir nicht die Decke auf den Kopf fällt. Wenn du mit dieser Arbeitsform schon Erfahrungen sammeln konntest, ist das sicher ein Plus.

Wir freuen uns über deine Bewerbung per E-Mail, inkl. Lebenslauf, Gehaltsvorstellung und frühestmöglichem Eintrittsdatum bis spätestens 5. April 2019 an Florian Effenberger unter floeff@documentfoundation.org. Du kannst deine E-Mail an diese Adresse mittels PGP verschlüsseln.

Bewerbungen, die bis zum 10. Mai keine Rückmeldungen erhalten haben, waren nicht erfolgreich.